Riferimento: Shinynews

Per le aziende moderne, i dati sono beni essenziali, ma anche fragili. Per evitare i problemi causati dalla perdita di informazioni è necessario attuare operazioni di backup, costanti e frequenti.

Che i dati e le informazioni siano vitali per le aziende moderne, piccole o grandi che siano, è ormai un concetto ampiamente accettato. Troppo spesso, però si tende a dimenticare che i dati sono anche dei beni fragili, soggetti a molti rischi e pericoli. Dai virus alle rotture dei dischi rigidi, per finire con gli incidenti fisici, i dati contenuti in un Pc aziendale possono svanire insieme al loro supporto. In alcuni casi, alcune complesse procedure di ripristino possono anche portare al loro recupero, ma questo può essere lungo, costoso e magari solo parziale. Per questi motivi, un'azienda dovrebbe sempre prevedere una copia dei dati: il backup non è solo opportuno, è necessario.

Conoscere i dati
Per definire le policy di backup più adatte alla propria azienda, è necessario prima di tutto conoscere i dati di cui si è in possesso. Infatti, esistono informazioni e dati per i quali è del tutto inutile procedere con le copie. Sapere esattamente, all'interno di tutta l'azienda, quali siano i dati fondamentali e quali quelli trascurabili non è cosa semplice.

L'ideale sarebbe che tutti i Pc aziendali fossero uniformati nelle modalità di salvataggio dei dati: le informazioni sensibili potrebbero andare tutte nella cartella dei Documenti inoltre anche per le e-mail dovrebbe esserci una distinzione tra le comunicazioni rilevanti e quelle trascurabili. Per attuare questa uniformità, si potrebbero individuare delle linee guida decise dalla direzione e trasmesse ai dipendenti con la richiesta di attenervisi scrupolosamente.

Quali dati salvare in backup
La risposta sembrerebbe banale: tutti quei dati la cui perdita potrebbe costituire un problema per l'azienda. Si potrebbe quindi definire una scala di priorità per segnalare quelli vitali, quelli utili ma non fondamentali, quelli trascurabili.

Per non dimenticare nulla si possono seguire i suggerimenti esposti qui di seguito.
Tra i dati vitali vanno sicuramente conteggiati i documenti elaborati internamente dall'azienda: database, i contatti dei clienti, l'inventario dei magazzini, il registro degli ordini e delle vendite, i dati finanziari, i progetti. Inoltre, tra questi stessi dati vanno considerati anche le comunicazioni fondamentali interne ed esterne, e i documenti di policy interna.

Infine, se non risiede presso terze parti, naturalmente i file del proprio sito Internet.
Esistono poi una serie di informazioni importanti e utili per il proprio lavoro, ma non vitali: tra queste rientrano, per esempio, le comunicazioni di routine di lavoro, le cartelle dei siti Web preferiti, le bozze o i documenti di avanzamento dei progetti, i file di configurazione dei sistemi hardware e software dell'azienda.

I dati trascurabili, quindi, sono quelli personali dei dipendenti, la posta ordinaria, i documenti privati, i programmi installati (recuperabili sempre dal disco originario).
Una volta individuate le priorità, si può stabilire, anche in funzione del volume di dati complessivo, quelli che necessariamente vanno salvati (e in modo efficace), quelli che si possono salvare se le condizioni generali permettono di farlo senza problemi, e quelli appunto trascurabili.

Backup efficace

Il backup è importante, però, quando è efficace. Quanta storia può perdere un'azienda senza creare un danno irreparabile? In base alla risposta, si dovrà prevedere un backup automatico di tutti i dati vitali di tutte le macchine con cadenze prefissate: un giorno, una settimana, un mese. In linea di massima, il backup quotidiano è sempre più efficace di quello previsto con cadenze diverse: anche se il volume di lavoro diventa significativo di settimana in settimana, non si può prevedere in quale giorno sarà redatto un documento vitale.
Oltre che sul server aziendale, poi, sarebbe sempre opportuno svolgere il backup su un supporto rimovibile (anche solo un DVD), che potrà essere spostato facilmente in modo da non pregiudicarlo in caso di danni fisici alla sede aziendale.

Questo potrebbe benissimo essere un backup secondario, magari con una cadenza meno pressante del backup primario.